Adiantamentos podem não ser uma boa ideia

É muito comum que as empresas utilizem adiantamentos para fornecer os recursos que os funcionários e colaboradores precisam para executar suas atividades profissionais, em especial àqueles viajam ou fazem atendimentos de campo.

Porém, essa prática gera alguns questionamentos em relação a sua conveniência e praticidade. Questões tributárias e trabalhistas são os principais motivos pelos quais fazer adiantamentos na conta dos funcionários talvez não seja uma boa ideia. A falta de clareza e controle nessas operações podem gerar diversos problemas.

Abaixo discutimos algumas dessas questões.

Questões Trabalhistas relacionadas a adiantamentos

1. Natureza Salarial x Natureza Indenizatória

O principal problema é a possibilidade de o adiantamento ser interpretado como salário indireto ou remuneração. Pela CLT verbas de natureza salarial integram o salário para todos os efeitos legais, ou seja, sobre elas incidem sobre INSS, FGTS, 13º salário, férias + 1/3, aviso prévio e adicionais como hora extra, noturno ou periculosidade.

Se a natureza indenizatória (não salarial) não for devidamente comprovada, a empresa pode ser autuada em fiscalizações trabalhistas. Isso pode gerar multas, além da necessidade de recolhimento retroativo dos encargos, onde incidirão juros e correções.

Para que uma verba seja considerada indenizatória ela deve ter como objetivo ressarcir por despesas efetivamente incorridas para a execução do trabalho, sem que haja ganho para o funcionário. Isso exige prova, como notas fiscais e recibos detalhados.

É fundamental diferenciar o "adiantamento salarial" (vale), que é uma antecipação de parte do salário, e o "adiantamento de despesas", que visa cobrir gastos futuros com o trabalho. O adiantamento salarial é descontado posteriormente do salário e sua regulamentação geralmente é feita por acordo ou convenção coletiva. Já o adiantamento de despesas é para custear atividades, e deve ser obrigatoriamente comprovado.

2. Prestação de Contas e Comprovação

Para que o adiantamento de despesas não seja caracterizado como salário o funcionário deve, obrigatoriamente, prestar contas de todos os valores recebidos, apresentando os comprovantes fiscais (notas fiscais, recibos, bilhetes de transporte, etc.) que demonstrem a finalidade profissional do gasto.

Se o não apresentar os comprovantes ou se estes forem inválidos ou insuficientes para cobrir o valor total adiantado a diferença não comprovada pode ser considerada como salário e, portanto, sujeita a todos os encargos mencionados. A empresa pode até tentar descontar essa diferença do salário do funcionário, mas isso é uma questão delicada e pode gerar litígios trabalhistas se não houver previsão legal ou contratual clara e se o desconto não respeitar os limites legais.

3. Descontos em Folha de Pagamento

A CLT limita os descontos que podem ser feitos no salário do empregado. Descontos por prejuízos causados só são permitidos se houver previsão em contrato de trabalho ou norma coletiva e, mesmo assim, a empresa deve comprovar dolo ou culpa.

A gestão desses descontos, conciliação de saldos e controle individualizado para cada adiantamento se torna uma rotina burocrática e suscetível a erros.

Questões Tributárias

1. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

De forma semelhante às questões trabalhistas, se o adiantamento de despesas não for devidamente comprovado e caracterizado como indenizatório a Receita Federal pode considerá-lo como rendimento tributável do funcionário.

A empresa, como fonte pagadora, teria a obrigação de reter o IRRF sobre esse valor. Se não o fizer, pode ser multada e ter que arcar com o imposto que deveria ter sido recolhido, além de juros e multa por atraso.

A tributação do IRRF sobre adiantamentos (sejam salariais ou de despesas) segue regras específicas, dependendo da competência do pagamento e da folha. Para adiantamentos de despesas a chave é a natureza indenizatória e a comprovação. Reembolsos de despesas efetivamente comprovadas e vinculadas à atividade profissional são, em princípio, isentos de tributação pelo IRPF.

2. Contribuições Previdenciárias e FGTS

Se a verba for considerada salarial por falta de comprovação da natureza indenizatória, incidirão as contribuições para o INSS (parte da empresa e parte do empregado) e o FGTS.

O não recolhimento ou o recolhimento por valor inferior pode gerar multas, juros e a necessidade de retificação das declarações.

3. Dedução de Despesas para a empresa

Para que a empresa possa deduzir as despesas com viagens e outras atividades profissionais que foram objeto de adiantamento de seu Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), ela precisa ter os comprovantes fiscais válidos.

Se o funcionário não apresentar os comprovantes ou se estes forem insuficientes a empresa não poderá deduzir o valor correspondente, o que aumentará sua base de cálculo para IRPJ e CSLL.

Por fim, a complexidade das questões tributárias e trabalhistas em relação aos adiantamentos de despesas exige uma gestão eficiente e a documentação completa. Falhas nesse processo podem resultar em:

• Autuações e multas por parte da Receita Federal e Ministério do Trabalho;

• Aumento de custos por encargos retroativos, juros e multas;

• Litígios trabalhistas;

• Dificuldade na dedução de despesas para fins de IRPJ e CSLL.

Por isso o ideal é adotar de métodos mais formais e controlados:

1. Cartões corporativos e outros meios de pagamento eletrônicos, que evitem o trânsito de recursos da empresa em contas particulares dos funcionários;

2. A adoção de políticas claras de prestação de contas;

3. Combinar adoção de políticas e o uso de meios de pagamento eletrônicos com a utilização de um sistema automatizado e integrado de gestão de despesas.