COMO FUNCIONA
Abaixo está o fluxo padrão do sistema. Ele pode ser usado dessa maneira ou modificado para atender as necessidades específicas de sua empresa.
Nossos consultores e consultoras têm grande experiência no processo de controle de despesas corporativas. Durante a implantação oferecemos uma consultoria completa, e adequamos as necessidades do cliente às melhores práticas do mercado.
Mais do que um sistema, oferecemos todo o conhecimento e experiência que adquirimos durante os anos trabalhando nesse processo.
FLUXO PADRÃO
1. Carga de despesas
As despesas são carregadas automaticamente, a partir de qualquer meio de pagamento: cartão de crédito, débito, hotel, combustível, táxi e outros. Despesas em dinheiro podem ser fotografadas e reconhecidas através do celular.
4. Aprovação
O gerente responsável aprova ou rejeita a prestação de contas, faz observações ou pede maiores esclarecimentos. Tudo pode ser feito pelo e-mail, sem a necessidade de entrar no sistema.
2. Prestação de contas
O usuário coloca justificativas ou atribui centros de custos, ou detalha quem o acompanhou, ou indica quantos quilômetros percorreu, ou coloca quaisquer outras informações determinadas pela empresa.
5. Conferência de notas
O departamento responsável verifica a notas e comprovantes apresentados pelo usuário, que podem ser físicos ou digitalizados, de acordo com a política da empresa.
3. Envio para aprovação
O workflow de aprovação é determinado automaticamente, de acordo com o organograma, ou com os centros de custos, ou com o nível hierárquico ou com os limites em reais, dólares ou euros de cada aprovador.
6. Integração com ERP
As despesas aprovadas são automaticamente integradas ao sistema de gestão, para a contabilização, execução de contas a pagar ou outras funções. Fazemos integração com SAP, Protheus, Oracle e muitos outros.
CARACTERÍSTICAS
Maiores detalhes, para mostrar que o Dinnero é o que você precisa para sua empresa
MEIOS DE PAGAMENTO
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Controla os tradicionais adiantamentos e reembolsos, usualmente feitos em espécie.
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Controla, com integrações automatizadas, qualquer qualquer tipo de meio de pagamento eletrônico.
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Suporta todas as bandeiras de cartão: Visa, Amex, Mastercard e Elo entre outras.
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Suporta todos os produtos das bandeiras de cartão: crédito, débito, passagem aérea (EBTA ou CTA), hotel ou compras corporativas (CPC).
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Controla outros meios de pagamento, como aplicativos de táxi, operadoras de celular e cartões de combustível. Se você tem um meio de pagamento que gostaria de controlar, certamente podemos ajudar.
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Pré-lançamento contábil automático.
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Controle do foi relatado, do que está pendente e do que é pessoal.
POLÍTICAS CORPORATIVAS
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O fluxo de aprovação é configurável por organograma, por centro de custos ou por listas.
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É possível estabelecer grupos de usuários, com limites máximos por tipo de despesa.
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O pagamento das despesas de cartão pode ser centralizado ou individual.
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Controle de débitos para usuários que excedam ou infrinjam as políticas.
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Relatórios multimoedas.
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É possível saber, a qualquer momento, quem prestou contas quem ainda está pendente.
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Controle de despesas pessoais feitas no cartão corporativo.
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Automatização de lembretes: se o usuário ainda não prestou contas ou ainda não aprovou um relatório feito por um subordinado, o sistema avisa por e-mail.
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Seleção automática de aprovadores, de acordo com o critério definido pela empresa, considerando níveis hierárquicos e valores limites de aprovação.
AGILIDADE NAS TAREFAS
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As despesas de cartão de crédito, débito ou outros meios de pagamento não precisam ser digitadas, pois são automaticamente importadas no sistema.
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As aprovações são eletrônicas.
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A documentação de respaldo (nota fiscal) é enviada diretamente ao departamento responsável.
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É possível a digitalização das notas, para evitar fluxos de papéis.
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Os reembolsos são processados automaticamente, mediante depósito bancário direto a partir do Dinnero ou através de interface com o sistema de gestão da empresa (SAP, Protheus, Oracle ou outro).
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A contabilização das despesas é automática, feita mediante interface direta com o sistema de gestão.
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O Dinnero separa automaticamente despesas de cartão e dinheiro, e também despesas pessoais e rejeitadas.
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Avisos de despesas pendentes ou de documentos fatantes são automáticos, por e-mail.
CONTE COM A INFORMAÇÃO
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É possível saber, a qualquer momento, qual é o estado dos processos de prestação de contas, aprovações, pagamentos e reembolsos.
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O sistema emite relatórios estatísticos, de gestão e auditoria, que são totalmente personalizáveis.
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Avisos de aprovação ou rejeição.
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Alertas de excesso de política e detalhe de excessos para aprovadores.
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Informes personalizados para usuários.
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Estamos aqui para ajudá-lo. Entre em contato.