Despesas de viagem geralmente têm baixo valor baixo, mas em grande volume podem ter um impacto significativo no resultado do negócio. Como gerenciar, e mantê-las sob controle.
Despesas de viagem, como refeições, transporte ou combustível, geralmente têm baixo valor unitário, mas aparecem em grande quantidade. Podem ser causa de dispêndios desnecessárias, que muitas vezes se avolumam e drenam recursos sem que os gestores percebam.
Esta série de artigos vai abordar o processo de controle de despesas, e como é possível fazer dele um aliado no redução dos custos operacionais.
O processo de controle de despesas corporativas deve ser focado no conjunto de informações e documentos, com a finalidade que, com os dados fornecidos, seja possível analisar se as ações estão sendo realizadas com clareza, e concluir se o processo está fornecendo informações adequadas à utilização dos recursos financeiros e políticos da empresa.
Ou seja, a prestação de contas não pode ser definida apenas como uma lista de documentos sem nexo. O papel pode conter informações de pouco valor junto à veracidade dos fatos, ou ser apresentado sem um controle analítico funcional. Prestar contas é poder demonstrar de forma clara, objetiva e evidente o que está sendo feito e como está sendo feito em sua gestão. Sua maior importância parte do princípio que as informações declaradas estão focadas no receptor, que por sua vez precisa garantir. em meio à responsabilidade financeira e política, um controle estratégico de todo o processo.
Soluções que efetuam a gestão integrada podem ser consideradas fortes aliadas para simplificação do processo de prestação de contas. Obter essa ferramenta possibilita a transferência de recursos em diversos setores da empresa e a percepção de fragilidades que podem ser mapeadas para que após análise, sejam revertidas em práticas que proporcionem melhorias globais à gestão.
Para que isso seja implantado, é necessário inicialmente o desenvolvimento de metodologias e processos, de modo que ao ser projetado, isso facilite tanto o lado de quem presta contas quanto de quem gerencia, analisa e controla os gastos.
Sem o uso de uma ferramenta de gestão, é muito fatigante ter acesso a todos os dados de uma prestação de contas. Ao utilizarmos uma solução, todas as informações referentes aos gastos de uma prestação de contas ficam armazenadas num banco de dados gerencial, com o qual é possível não apenas ter o máximo de controle e gerenciamento de todo o processo, mas também obter estatísticas. E saber, por exemplo, qual o maior tipo de gasto que a empresa está tendo em um determinado período e com determinado tipo de despesa. Identificar gargalos, gastos com multas, gastos fora da política da empresa e onde estão os maiores volumes acabam sendo demonstrados de forma prática e rápida.
Percebemos, portanto, que o importante do processo de prestação de contas está na forma em que ele é gerido, e a melhor maneira de fazer essa gestão é através de uma ferramenta tecnológica que apoie esse processo e que seja integrado ao sistema da empresa, seja ERP, CRM ou RH. Quando temos os meios para uma boa gestão, e um processo eficaz, o gestor não só consegue redução no tempo daquele trabalho como informações suficientes para redução de custos na prestação de contas.